Prosty język ułatwia czytanie. Ma on jeden cel: sprawić, by teksty były jasne i zrozumiałe dla odbiorcy. Dzięki temu czytelnik szybciej odnajduje informacje i popełnia mniej błędów – szczególnie gdy przychodzi mu podejmować decyzje na ich podstawie. W praktyce proste zdania zmniejszają ryzyko nieporozumień.
Używaj krótkich zdań. Ogranicz liczbę słów do maksymalnie 20. Krótkie zdania przyspieszają czytanie i ułatwiają zapamiętywanie informacji. Jeśli trzeba, podziel długie zdanie na dwa albo na trzy.
Używaj strony czynnej, czyli stawiaj podmiot przed czasownikiem. To jasna konstrukcja: kto robi, co robi. Dzięki temu odbiorca nie musi drążyć, kto jest autorem działania – sytuacja typowa w tekstach formalnych (np. raporty, opisy procedur).
Zamieniaj złożone wyrażenia na prostsze synonimy i unikaj nominalizacji. Mów „napisał dokument”, nie „sporządzenie dokumentu miało miejsce”. To krótsze zdanie i mniej zbędnego obciążenia dla czytelnika.
Usuwaj żargon i skróty. Jeśli musisz użyć terminu branżowego, rozwiń go przy pierwszym wystąpieniu – później możesz stosować skrót. Czytelnik z zewnątrz (niezwiązany z branżą) szybciej zrozumie treść, gdy nie trafi na nieznane akronimy.
Stosuj wypunktowania, by rozbić długie bloki tekstu. Listy pomagają skanować dokument – czytelnik widzi najważniejsze punkty na pierwszy rzut oka. Utrzymuj równą formę punktów i nie wrzucaj tam zbyt wielu szczegółów.
Prosty język to też korzyści biznesowe: większa satysfakcja klientów i mniej zapytań o wyjaśnienia. Badania wskazują na lepsze rozumienie materiałów, a to przekłada się na szybsze decyzje – i mniejsze koszty obsługi.
Uprość zdania prostymi technikami
Klient oczekuje jasnych komunikatów – marketer lub urzędnik powinien to mieć na uwadze. Zastąp zdania podrzędne zdaniami prostymi; jedno zdanie – jedna myśl. To zmniejsza obciążenie poznawcze i poprawia koncentrację czytelnika.
Używaj konkretnych rzeczowników zamiast ogólników. Mów „formularz płatniczy” zamiast „dokumenty”, „koszyk zakupów” zamiast „miejsce transakcji”. Konkret pomaga wyobrazić sobie sytuację – nawet jeśli odbiorca nie jest ekspertem.
Pamiętaj o jednym pomyśle na zdanie. Kiedy każda linia ma swój punkt ciężkości, tekst staje się przyjemniejszy w odbiorze. Zadbaj też o przykłady – krótkie i możliwie bliskie doświadczeniu czytelnika (np. „wstaw numer konta” zamiast „określ dane bankowe”).
Czy naprawdę potrzebujemy tak skomplikowanego języka? Zadaj to pytanie przed publikacją. Jeśli odpowiedź brzmi „nie”, uprość treść.
Zwiększ przejrzystość przez stronę czynną
Komunikacja tekstowa staje się bardziej klarowna, gdy stosujesz stronę czynną. Zdanie „Kierownik zatwierdził raport” jest szybsze do przetworzenia niż „Raport został zatwierdzony”. To prosta zmiana, a efekt widać od razu.
W praktyce: najpierw kto, potem co – i silny czasownik. Tak zorganizowana informacja zmniejsza liczbę powtórzeń i skoków myślowych. Czytelnik nie musi się domyślać, kto odpowiada za działanie.
Stosuj aktywne formy także w poleceniach i instrukcjach – są krótsze i bardziej zachęcające. Na przykład „Wypełnij formularz” brzmi lepiej niż „Formularz powinien zostać wypełniony”.
- Wskaż wykonawcę na początku zdania.
- Używaj mocnych czasowników, zamiast konstrukcji z „być”.
- Utrzymuj aktywną formę w całym tekście.
Strona czynna kieruje uwagę czytelnika i zmniejsza dwuznaczność – to po prostu działa.
Usuń żargon i rozwijaj skróty
Wyobraź sobie instrukcję, której nie rozumiesz – to skutek użycia żargonu. Czytelnik traci czas na odszyfrowanie terminów zamiast skorzystać z instrukcji. Prosty tekst skraca ten dystans.
- Zastępuj techniczne terminy prostszymi odpowiednikami.
- Rozwijaj skróty przy pierwszym użyciu i trzymaj się jednego oznaczenia dalej.
- Stosuj porównania bliskie doświadczeniu odbiorcy (np. przepływ danych jak woda w rurze) – krótko i obrazowo.
Gdy uprościsz słownictwo, czytelnicy zyskują na szybkości i pewności interpretacji. Jedno uproszczenie potrafi zmienić odbiór całego akapitu.
Czy naprawdę warto zostawiać akronimy bez objaśnień? Rzadko.
Zorganizuj tekst przez dobry układ sekcji
Fundusze Europejskie wymagają jasnych dokumentów – wniosek z przejrzystą strukturą zyskuje przewagę. Podziel tekst na sekcje, a każda sekcja niech ma jedno główne zadanie. Praca nad strukturą oszczędza czas recenzentom i autorom.
- Przeanalizuj odbiorców i określ główny cel w jednym zdaniu.
- Napisz nagłówki zgodne z formatem i umieść słowo kluczowe w tytule sekcji.
- Testuj wersję roboczą z kolegą, który zna temat – on szybko wskaże niejasności.
Takie rozbicie tworzy mapę, która prowadzi czytelnika krok po kroku. Wniosek z jasną strukturą ma większe szanse na pozytywną ocenę.
Stosuj krótkie listy i punktory
Bullet points zwiększają czytelność i pozwalają na szybkie skanowanie treści. Czytelnik może znaleźć kluczowe informacje bez czytania całego akapitu. To szczególnie przydatne w instrukcjach i ofertach.
Zadbaj o długość punktów – trzy do pięciu pozycji to rozsądna liczba. Zachowaj równą formę i zaczynaj punkt od silnego czasownika. Dzięki temu lista pozostaje zwięzła i użyteczna.
- Trzymaj punkty poniżej 12 słów.
- Używaj równych konstrukcji i jednolitej interpunkcji.
- Pogrub kluczowe wyrazy i zostaw odstępy wokół listy dla czytelności.
Badania pokazują, że tekst z punktami czyta się 30% szybciej; to przekłada się na szybsze zrozumienie i lepsze zapamiętywanie.
Stosowanie prostych zasad pozwala tworzyć teksty, które czyta się przyjemnie i które działają w praktyce.